5 etapów wdrożenia systemu CRM

Zdecydowałeś się na wprowadzenie w swojej organizacji systemu CRM słysząc, że niesie on ze sobą niezliczone korzyści dla Twojej firmy a może potrzebujesz przejrzystego i zorganizowanego systemu, który pozwoli Ci zarządzać danymi kontaktowymi Twoich klientów?

Nie ważne, co przekonało Cię do wkroczenia w XXI wiek prowadzenia firmy, najważniejsze jest to, w jaki sposób wdrożysz system CRM w swoim przedsiębiorstwie, żeby wykorzystać jego możliwości na 100%. Zobacz w jaki sposób powinno wyglądać wdrożenie CRM w 5 krokach.

Krok pierwszy – rozpoznanie potrzeb i analiza przedsiębiorstwa

Jest to najważniejszy a zarazem najtrudniejszy krok wdrożenia CRM. Najtrudniejszy, ponieważ musimy określić swoje potrzeby względem systemu. Mimo, że wdrożenie systemu CRM jest bardzo elastycznym procesem, to jednak wymaga zaangażowania i przygotowania ze strony firmy, która zdecydowała się na tek krok. Przede wszystkim musimy odpowiedzieć sobie na pytanie jaki jest bieżący model biznesowy przedsiębiorstwa.

Na to składają się przede wszystkim posiadane przez nas zasoby techniczne, zebranie informacji i uwag od przyszłych użytkowników systemu, a mianowicie co do tej pory sprawiało im najwięcej problemów w konkretnych działach firmy i jakich ulepszeń oczekują. Nie bez znaczenia są również relacje z klientami. To, w jaki sposób chcemy je pielęgnować, aby klienci o nas nie zapominali i wracali po kolejne produkty lub usługi.

Krok drugi –  oszacowanie budżetu

Warto przeanalizować kondycję finansową firmy zanim zdecydujemy się na wdrożenie CRM. Warto również uwzględnić, jakie korzyści finansowe przyniesie funkcjonowanie systemu oraz które koszty się zbilansują. Pamiętaj, że od dobrania odpowiedniej odmiany CRM zależy Twój sukces.

Jeżeli prowadzisz niewielką firmę, to na samym początku nie warto inwestować w rozwiązania, które spełnią potrzeby wielkiej korporacji. Systemy CRM są elastyczne i w każdym momencie możesz je ulepszać wraz z rozwojem firmy. Z tego powodu warto oddać się w ręce specjalistów, którzy dokładnie wysłuchają Twoich oczekiwań oraz możliwości finansowych i dopasują rozwiązania, które najlepiej sprawdzą się w Twojej branży.

Warto wdrożyć poszczególne rozwiązania, które są stricte skrojone na miarę naszych potrzeb w ramach oszacowanego budżetu.

Krok trzeci – testy, szkolenia i korekty

Krok trzeci, jakim są testy, szkolenia pracowników oraz wprowadzanie korekt do systemu to najdłuższy, jednak nie mniej ważny od pozostałych kroków. To właśnie podczas tego etapu dostawca systemu CRM, nie tylko przygotowuje system według wcześniej przeprowadzonej analizy i potrzeb naszej firmy, ale także testuje na żywym organizmie czy system jest gotowy do użytku i czy spełnia nasze oczekiwania.

Nie bez znaczenia jest opinia końcowego użytkownika, a mianowicie pracowników naszej firmy, którzy mają możliwość zgłaszania uwag w stosunku do systemu oraz własnych pomysłów i ulepszeń, które zoptymalizują pracę.

Czas poświęcony na wdrażanie i implementację należy traktować jako inwestycję długoterminową, która docelowo ma skrócić poszczególne procesy w firmie i zaoszczędzić czas pracy, który można spożytkować w bardziej wydajny sposób.

Krok czwarty – transfer danych

System CRM, aby miał rację bytu, musi zawierać wszelkie dane potrzebne do normalnego funkcjonowania firmy. Dane kontrahentów, dane adresowe, transakcje i wiele innych informacji, które do tej pory były rozrzucone w różnych folderach, skoroszytach powinny zostać przeniesione do systemu.

Migracja danych może być początkowo uciążliwa, jednak zaowocuje w przyszłości obszerną bazą danych i możliwością w szybszy sposób skontaktowania się z naszymi, być może zapomnianymi, klientami.

Wdrożenie systemu CRM będzie idealną okazją do odnowienia relacji.

Warto zatem jednorazowy wysiłek przekuć na długotrwałą i owocną relację.

Krok piąty – maksymalizacja korzyści – wsparcie powdrożeniowe

Maksymalizacja korzyści, to ciągła współpraca z firmą wdrażającą system CRM w naszym przedsiębiorstwie.

To długotrwały etap, który pozwala nam w dalszym ciągu na zgłaszanie uwag do programu, jego aktualizację oraz dostosowanie systemu do dalszego rozwoju naszej działalności.

Podczas tego etapu również będziemy mieć dostęp do wszelkich informacji na temat nowych rozwiązań wprowadzanych przed dostawcę systemu CRM i będziemy mogli na bieżąco podjąć decyzję o kolejnych wdrożeniach.

Teraz, gdy już wiesz, jak przeprowadzić wdrożenie CRM w 5 krokach, nie czekaj aż konkurencja wdroży system jako pierwsza.